- Blijf op de hoogte van de trends in de HR-wereld
- Wat zijn de voordelen en valkuilen van HR-software?
Bedrijven implementeren HR-software omdat het hen voordelen oplevert. Voordelen op zowel korte als lange termijn. Maar welke zijn dat? En als u een software laat implementeren, waar moet u dan zeker voor uitkijken?
HR-software vermindert uw papierwerk in veel gevallen. U vereenvoudigt uw administratie, want de tool neemt dat voor een stuk over. Zo’n 50% van alle bedrijven automatiseerde het al. Wat ziet u vaak bij die andere 50%? Excel-bestanden en hopen manueel werk.
Maar het vereenvoudigt ook veel, zeker als het bijvoorbeeld over compliance gaat. Dat zijn zaken die u anders in verschillende Excel-bestanden verspreid over verschillende afdelingen moet zoeken. Een tool centraliseert die data voor u. Dat brengt twee belangrijke voordelen met zich mee:
Ten derde heeft u meer tijd voor het échte HR-werk. Want een HR-tool creëert een overzicht van uw werkzaamheden. Deze tijdwinst is voor veel bedrijven dé reden om te investeren in nieuwe software. Let wel op: u wint aan tijd. Maar software beheren vraagt ook tijd.
Ten slotte verhoogt de productiviteit. Wat zien we bij organisaties zonder degelijke software? Iedereen moet aankloppen bij HR voor verschillende zaken. Wat doet een tool? Ervoor zorgen dat alles beschikbaar is voor iedereen. Minder verspilde tijd aan HR-bezoekjes, meer focus op het eigenlijke werk.
In een eerder artikel spraken we over de employee journey. Dat is de mate waarin uw (potentiële) werknemers ervaren dat u belang hecht aan de persoon, de werkwijzen, de work-lifebalans, … HR-software staat u toe uw werknemers beter op te vangen, in kaart te brengen en te begeleiden. Dat heeft een goede invloed op die employee journey én op employer branding.
En dat betekent meteen ook hogere retentie. Want om loyaliteit te versterken is HR-software een droomproject. U kunt onder andere:
Ten slotte laat HR-software u betere beslissingen maken. Zonder moet u belangrijke informatie uit verschillende bronnen gaan zoeken. Dat kost tijd én u kunt informatie over het hoofd zien. Maar met een tool zit alle nodige info op één plek. Continu en actueel, in dashboards of via koppelingen naar BI-tools.
HR-software implementeren is geen project van één dag. Er gaan weken, maanden of zelfs jaren over voordat u de tools ten volste gebruikt. In die periode zijn er enkele valkuilen waar u rekening mee moet houden. Zo vergroot u de kans op een succesvol einde.
Eerst en vooral: budgetten. 31% van alle implementaties gaan over budget. Dus wanneer u een tool selecteert, kijk dan zeker of de offerte een vaste prijs of een inschatting is. Is het een inschatting? Ga dan zeker na welke afspraken gelden en welke speelruimte u heeft.
Een belangrijk element binnen dat budget is maatwerk. Ons advies? Start met de standaardversie van de tool. Gewoon om up and running te raken. Eens dat achter de rug is, kunt u maatwerk meenemen in de scope. Maar probeer het te vermijden in een eerste fase.
Naast budget is er ook de kwestie van timing. Welke deadlines zijn er en in welke mate haalt u die ook? 50% mist de deadline. En dat is belangrijk. Want overschreden deadlines hebben een directe impact op uw veranderingsbeheer.
Tip! Zorg voor de aanvang van de implementatie voor een projecinitiatiedossier. Dat is een document waarin u alle interne en externe risico’s en gevaren voor het project in kaart brengt. Een voorbereide implementatie is er twee waard.
Ten derde is er de succesratio van implementaties. Maar liefst 42% van alle implementaties blijkt na 2 jaar onsuccesvol te zijn. Jammer. Er kruipt dan ook veel tijd en budget in.
Hoe voorkomt u dat? Door zorgvuldig uw tool te selecteren. Binnenkort meer daarover!