De juiste HR tool kiezen: hoe ga ik aan de slag?
24 janv. 2023

Wat digitale HR tools betreft, merken we steeds meer dat professionals door het bos de bomen niet meer zien. Er is een enorm groot aanbod aan diverse HR tools, met telkens andere functionaliteiten en een zeer uiteenlopend gebruiksgemak. In dit artikel gaan we dieper in op de vragen die u zichzelf kan stellen bij het zoeken (en vinden) van een geschikte HR tool. Op die manier maakt u steeds de juiste keuze.

Waarom voor een digitale HR tool kiezen?

Het is eerst en vooral belangrijk om aan te stippen waarom een digitale HR tool de juiste keuze is. Een paar voor de hand liggende redenen zijn: efficiëntie, vereenvoudigde compliance, structuur, verhoogde productiviteit en tijdswinst. Maar verlies zeker de voordelen op lange termijn niet uit het oog: 

• Het is erg goed voor de employee experience;
• HR tools hebben een heel positieve invloed op employer branding;
• Het personeelsverloop (retentie) verbetert;
• Dankzij HR analytics en AI wordt een betere besluitvorming gegarandeerd.

Dankzij de juiste tools verlopen de werkzaamheden van uw HR departement dus sneller, efficiënter en doelgerichter.

Maar waar moet u op letten bij het vergelijken van verschillende HR tools?

Hoe HR tools vergelijken?

Er zijn heel wat zaken waar u rekening mee moet houden vooraleer u definitief kiest voor één bepaalde HR tool. We geven hier een paar vragen mee die u zichzelf zeker moet stellen vooraleer u kiest. 

Welke functionaliteiten heeft de HR tool?

Natuurlijk wilt u opteren voor een HR tool die efficiënt de juiste problemen oplost, zonder extra moeite of een al te zware investering. De vragen die u uzelf dus moet stellen zijn: 

• Welk probleem moet de HR tool oplossen? Lijst de verschillende aandachtspunten op en vergelijk dan met de functies die een bepaalde tool bezit. Het is onverstandig om te kiezen voor een erg uitgebreide tool waar je slechts een paar functies van nodig hebt. 
• Wat met het gebruiksgemak? Belangrijk is dat een HR tool gemakkelijk te hanteren is door u en uw werknemers. Ga na bij uw werknemers welke tool zij het efficiëntste vinden: zijn zullen hem tenslotte het meeste gebruiken. 
• Vraag een demo aan de partij die de HR tool aanbiedt: laat hen duidelijk tonen hoe de interface eruit ziet als een medewerker er mee aan de slag gaat.
• Hoe zit het technisch in elkaar? Is de tool te integreren in het huidige IT-systeem, of moeten er grote veranderingen gebeuren?

Het grotere plaatje: de HR tool en uw organisatie

Belangrijk is dat een HR tool binnen uw organisatie past. Een paar vragen die u moet beantwoorden vooraleer u een keuze maakt: 

• Lost het product onze HR en business issues op?
• Komt de tool overeen met onze bedrijfscultuur?
• Is de prijs aanvaardbaar?
• Is het product schaalbaar en flexibel?

Wanneer een bepaalde tool niet schaalbaar en/of flexibel is, is het mogelijk dat u na verloop van tijd opnieuw een keuze moet maken. Uw onderneming groeit, en uw digitale behoeften doen dat tenslotte ook. Daarnaast is het ook niet nodig dat een tool functionaliteiten bezit die u niet nodig heeft: dat maakt het alleen maar ingewikkelder én duurder. 

Houd rekening met uw werknemers

Het is belangrijk om uw werknemers mee te nemen in het beslissingsproces, en hen voor te bereiden op de veranderende situatie. Employee experience wordt - terecht - alleen maar belangrijker, en digitale HR tools spelen hier een grote rol in. Maar hoe inschatten wat uw werknemers nodig hebben? 

• Begin bij de basis: waar lopen werknemers vast? Voor welke ‘problemen’ is er een oplossing nodig? Bevraag uw werknemers en ontdek de pijnpunten.
• Betrek IT en Finance: geen enkel probleem is louter een van HR. Zorg dat andere departementen ook deel kunnen uitmaken van de oplossing.
• Ga voor co-creatie: elke oplossing moet gevonden worden in samenspraak met de business en het management. Werknemerservaringen kunnen namelijk niet verbeterd worden zonder dat u de medewerkers in het proces betrekt!
• Kies altijd voor procesvereenvoudiging: de zaken ingewikkelder maken is het laatste wat u wil doen. 

Op zoek naar de juiste tool? 

Progreso helpt om de processen met betrekking tot uw werknemers en uw onderneming zo goed mogelijk in kaart te brengen, en vervolgens op zoek te gaan naar de perfecte digitale oplossing. Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Vraag nu een analyse van uw organisatieprofiel aan, dan gaan we samen op zoek naar een HR-tool op maat van uw bedrijf!