Klassieke evaluatiegesprekken: noodzakelijk of onnodig?
15 oct. 2019

Het jaarlijks evaluatiegesprek afschaffen: veel organisaties praten erover. Andere organisaties deden het reeds. Toch heeft iedereen nood aan een zekere terugkoppeling en beoordeling van zijn of haar prestaties.

 

Sterker nog, je medewerkers of teamleden verwachten tegenwoordig zelfs continu feedback op hun functioneren, individueel én binnen het bedrijfsteam. En daar kan je hen nauwelijks ongelijk in geven.

 

Om als een goed geoliede machine te (blijven) draaien, zijn zowel informele tussentijdse evaluaties, als formele jaarlijkse evaluaties een absolute noodzaak. 

 

Objectieve maatstaf is nodig

Steeds vaker worden werknemers of teamleden op een informele manier op de werkvloer geëvalueerd. Een opmerking hier, een raad daar. Vaak vindt ook een ongestructureerd gesprek plaats, waarin beide partijen rond de tafel zitten, en de afgelopen periode informeel bespreken. 

 

Dit is uiteraard belangrijk gedurende het leerproces van nieuwe medewerkers of teamleden, maar niet altijd de ideale oplossing wanneer belangrijke gesprekspunten op de agenda staan. Door het gemis aan structuur en door de de informele sfeer, komen dergelijke gesprekken al snel als subjectief over naar de persoon tegenover jou toe. 

 

Een formeel gesprek dat duidelijk en gestructureerd verloopt, zorgt ervoor dat de subjectiviteit plaatsmaakt voor neutraliteit en objectiviteit. Ook creëer je op die manier een wederzijds respect, dat bij informele gesprekken niet altijd aanwezig is.

 

De jaarlijkse evaluatie omvat alle aspecten van een dergelijk gesprek. Dit wil niet zeggen dat het de informele gesprekken vervangt: een formeel evaluatiegesprek vormt de solide basis voor een goede relatie tussen werknemer en werkgever of teammanager en teamlid, die verder uitgewerkt wordt tijdens informele contactmomenten.

 

Het klassieke evaluatiegesprek blijft iets om steeds op terug te vallen, met als ultieme doel een homogenisering om resultaten te interpreteren. Het biedt onder meer een objectief kader om te verantwoorden waarom een loonsopslag al dan niet wordt gegeven.

 

 

Werknemers en teamleden wensen feedback, maar advies brengt hen verder

Wanneer een werknemer of teamlid te horen krijgt dat hij of zij in de nabije toekomst op evaluatiegesprek dient te komen, breekt meestal het angstzweet uit.

 

De term ‘evaluatiegesprek’ heeft door de jaren heen dan ook een negatieve bijklank gekregen in veel organisaties. Dit omdat bij evalueren vaak ‘tekortkomingen’ van de werknemer of het teamlid worden aangehaald. De positieve kenmerken daarentegen blijven vaak achterwege.

 

Daarom spreken we tegenwoordig al vaker van ‘feedbackmomenten’. Tijdens een feedbackmoment worden voornamelijk de positieve eigenschappen in het daglicht geplaatst. Er wordt eerder vanuit het standpunt vertrokken dat er iets goed werd gedaan, maar dat er nog ruimte voor verbetering bestaat. 

 

De ideale oplossing dus. Of toch niet helemaal? Het is namelijk altijd aangenaam om te horen wat je goed gedaan hebt, maar in de meeste gevallen is dit niet wat je medewerker of teamlid écht nodig heeft.

 

Goed onderbouwde kritiek met structurele verbeterpunten helpt hen immers veel sneller naar een hoger niveau. Ze krijgen op een heldere manier te horen waar er nog ruimte voor verbetering is, zonder steeds de uitleg te krijgen dat ze iets goed hebben gedaan, ‘maar’ … 

 

Adviesmomenten zijn dus veel beter op zijn plek dan feedbackmomenten. Door middel van adviesmomenten duw je je werknemer of je teamlid als het ware in de juiste richting om zijn of haar talenten nog verder te ontwikkelen. Deze werkpunten maken dus een grotere groei mogelijk, zowel individueel als binnen de organisatie.

 

Het belang van leiderschap

Het geven van advies brengt ook enkele verantwoordelijkheden met zich mee. Zo wordt verwacht dat je als werkgever of als manager beschikt over bepaalde leiderschapseigenschappen.

 

Deze leiderschapsontwikkeling maakt dat je als leider de juiste gesprekken kan voeren met je medewerkers of teamleden, zonder hen te kwetsen of te demotiveren. Dit vraagt opnieuw om een duidelijke structuur, ook bij de evaluatiegesprekken. 

 

Helder en objectief communiceren op basis van onderbouwd advies zijn het middel bij uitstek tot een goed evaluatiegesprek.

 

Performance management: de perfecte aanvulling op informele gesprekken

Zoals we al aanhaalden, willen werknemers voortdurend feedback en advies op hun prestaties en werking binnen de organisatie, maar ook op individueel vlak. En terecht! Naast informatie innen, kunnen ze er dan vervolgens ook mee aan de slag: ze leren effectief iets bij.

 

En dat werpt ook zijn vruchten of voor jou. Niet alleen je medewerkers zijn namelijk uitermate wendbaar, ook je organisatie is dat. 

 

Permanente gesprekken met een duidelijke focus naar de toekomst toe, zijn dan ook zonder twijfel een stuk effectiever dan enkel één jaarlijkse ‘proef’. Toch is dat in de praktijk nog niet helemaal vanzelfsprekend. Zo geeft 28 procent van de managers pas een schouderklopje of kritiek tijdens het jaarlijks evaluatiegesprek.

 

De conclusie? Zowel informele, als formele gesprekken zijn ontzettend belangrijk bij een vlot verloop van je organisatie. De jaarlijkse evaluatie is dan ook dé ideale aanvulling op de vele informele gesprekken die plaatsvinden op de werkvloer.

 

Wil je die beoordelingsgesprekken resultaats- en ontwikkelingsgericht laten verlopen, dan kader je die best in een strategisch performance managementsysteem. Naast een goede planning van jaarlijkse evaluaties, vraagt dit om systematische tussentijdse opvolging die zowel bestaat uit feedback, als constructief advies.

 

De structuur van dergelijke gesprekken speelt hierbij een cruciale rol. De werknemers dienen perfect te weten waarover ze precies beoordeeld zullen worden, en welke concrete doelstellingen ze moeten behalen. Deze sterk uitgelijnde opzet geeft vorm aan een heel complex gegeven.

 

Progreso HR software heeft verschillende soorten communicatiemogelijkheden tussen medewerker of teamlid en werkgever of manager om informeel en formeel te communiceren. 

 

Wat dat concreet inhoudt? Informele communicatie, maar ook mogelijkheden om een uitgebreid personeelsdossier aan te maken om beloningen of concretere opvolging uit af te leiden.

 

Wil je graag meer weten over onze modulair inzetbare HR-software? Neem gerust contact op, dan bekijken we samen de mogelijkheden.